Een online sollicitatiegesprek voeren als bedrijf, hoe doe je dat?

4 min. leestijd
Online sollicitatiegesprek bedrijven

Een online sollicitatiegesprek kan een handig alternatief zijn voor het fysieke sollicitatiegesprek als je bedrijf bijvoorbeeld meerdere vestigingen heeft in diverse landen. Zo kunnen de juiste mensen toch met elkaar in contact komen zonder dat hiervoor lange afstanden gereisd moeten worden. Erg handig dus als kennismakingsgesprek wanneer iemand bijvoorbeeld nog niet is verhuisd voor deze baan. We snappen dat je als bedrijf graag een beeld wil hebben van een potentiële werknemer voordat je deze toevoegt aan je team. Om dit op afstand toch te kunnen doen, kan een online sollicitatiegesprek een goede oplossing voor jouw bedrijf zijn. Het online sollicitatiegesprek gaat vaak net even anders dan wat je gewend bent, maar laat je vooral niet ontmoedigen om deze manier eens uit te proberen. Met deze tips haal je alles uit een online sollicitatiegesprek! 

1. Goede verbinding en apparatuur

Met een goede netwerkverbinding en een laptop die niet spontaan uitvalt, ben je al een heel eind op de goede weg. Het is zowel voor jou als voor de sollicitant frustrerend als de verbinding wordt verbroken tijdens het gesprek. Je apparatuur voorafgaand aan het gesprek even testen kan daarom ook verstandig zijn, zodat je tijdens het videogesprek niet voor verrassingen komt te staan. Voor het gesprek zijn de camera, geluid, microfoon en netwerkverbinding noodzakelijk, dus het is voor jou prettig als je zeker weet dat deze het naar behoren doen. 

Het is gebruikelijk om als werkgever het gesprek te starten. Bepaal welk platform je gaat gebruiken voor het gesprek, bijvoorbeeld Skype of Zoom, en laat de sollicitant tijdig weten hoe laat en wanneer het gesprek gepland staat én welk platform je gebruikt. Op de afgesproken datum en tijd nodig jij de sollicitant uit om deel te nemen aan het gesprek.  

2. Gesprek op elkaar afstemmen 

Het kan zijn dat je het videogesprek met de sollicitant samen met een collega voert. In dat geval is het prettig om voorafgaand even te bespreken hoe je het gesprek aanvliegt. Wie stelt welke vragen en wat is het doel van het gesprek? In principe verschilt deze aanpak niet van de voorbereiding op een fysiek sollicitatiegesprek. Het voordeel van een online sollicitatiegesprek is echter dat je de besproken strategie op papier kunt zetten en deze bij de hand kunt houden. Het kan gebeuren dat de verbinding toch niet optimaal is, waardoor er wat vertraging ontstaat in het beeld en geluid. Op die momenten kan het fijn zijn om van tevoren te weten wat je collega gaat vragen en wanneer, zodat jullie elkaar en de sollicitant niet in de rede vallen.  

Vergeet ook niet om de documenten van de sollicitant, zoals het cv en de motivatiebrief, bij de hand te houden in een apart tabblad of als geprinte versie.  

3. De juiste omgeving

De sollicitant zal zich graag willen concentreren op het gesprek en op jou als gesprekspartner. Je kunt hier goed rekening mee houden bij het bepalen van je locatie en de achtergrond voor het gesprek. Zo kun je er bijvoorbeeld voor kiezen om in een afgesloten ruimte te gaan zitten, voor een rustige, effen muur. Mensen die achter jou langslopen kunnen de sollicitant afleiden, evenals een rommelige werkplek of een muur die volhangt met memo’s. Het is voor jezelf ook wel zo fijn als de sollicitant zich kan focussen op het gesprek en jouw vragen zo goed mogelijk kan beantwoorden. 

4. De introductie 

Doordat je elkaar niet fysiek ontmoet bij jou op kantoor is de dynamiek van de kennismaking anders tijdens een online sollicitatiegesprek. Je hebt geen mogelijkheid om de sollicitant te ontvangen en op zijn of haar gemak te stellen met een korte rondleiding of door een kopje koffie aan te bieden. Maar ook voor deze online kennismaking zijn er goede alternatieven om de sollicitant toch hartelijk te ‘ontvangen’. Hoe je de sollicitant ook begroet, het is aan te raden om dit op een positieve en persoonlijke manier te doen, ook als je elkaar niet de hand kunt schudden. 

Je kunt ervoor kiezen om voorafgaand aan het gesprek alvast aan te geven dat het niet erg is als er iets fout gaat met de techniek, en hoe jullie dat in zo’n geval op gaan lossen. Gaat het gesprek telefonisch verder of wordt een manier gevonden om snel de connectie te herstellen? Op die manier weet de sollicitant precies waar hij of zij aan toe is mocht de verbinding wegvallen. 

5. Het afscheid

Bij een videosollicitatie heb je niet de mogelijkheid om de sollicitant naar de lift of uitgang te begeleiden, wat vaak een goed moment is om elkaar te bedanken voor het gesprek. Je kunt wel even de tijd nemen om te vragen naar de ervaring van de sollicitant tot dusver. Hoe heeft hij of zij het online sollicitatiegesprek ervaren? Welke tips heeft hij of zij nog voor volgende gesprekken? Zo laat je zien dat je als bedrijf ook wil blijven verbeteren en luistert naar de feedback van je sollicitanten. Bedank de sollicitant vervolgens voor het gesprek en zijn of haar tijd, waarna je de verbinding kunt verbreken. 

De voordelen van een online sollicitatiegesprek 

Zoals eerder genoemd is het prettig dat je tijdens een online sollicitatiegesprek het één en ander op kunt schrijven zonder dat de sollicitant zich hiervan bewust is. De vragen die je wil gaan stellen of de antwoorden die je krijgt zijn op die manier goed te documenteren. Daarnaast is het prettig om te weten dat een sollicitant niet uren heeft moeten reizen om jullie kantoor te bezoeken, wat waarschijnlijk betekent dat hij of zij helemaal fit en comfortabel aan het gesprek kan beginnen. 

Het kan even wennen zijn om een sollicitatiegesprek online te voeren, maar het biedt vele mogelijkheden voor jou en de sollicitant. 

Wil je jouw aanpak eens bespreken met één van onze consultants? Neem gerust contact met ons op, dan denken we graag met je mee over de beste invulling van jouw online sollicitatiegesprek.

Voor werkgevers
Alle artikelen >

De Eerste Good Company Meet-up: Learnings

De eerste Good Company Meet-up is een feit! Op 6 februari 2020 kwamen professionals uit ons netwerk bij elkaar om kennis en ervaringen te delen, om zo van elkaar te leren en samen te groeien. Lees hier alles over het evenement!
4 min -
Gerelateerde artikelen