In 3 minuten een timemanagement pro worden? Zo doe je het!

Een drukke baan gaat vaak gepaard met tijdtekort. Je wilt veel, maar hebt simpelweg de tijd niet om alles te doen. Misschien wil je echt te veel, maar waarschijnlijk ga je gewoon niet efficiënt om met je tijd. Om niet te veel van jouw waardevolle tijd in beslag te nemen en toch te helpen bij jouw werkefficiëntie, kost het je maar drie minuten om een timemanagement pro te worden. Gauw doorlezen dus!

Timemanagement is bedoeld om jouw werkzaamheden makkelijker, overzichtelijker en sneller te maken. Het resultaat? Minder stress en een hogere productiviteit. Dit gaat helaas niet vanzelf, hiervoor moet je zelf de touwtjes in handen nemen. Hoe je dit doet lees je hier.

Ten eerste is het erg belangrijk dat je in kaart brengt uit welke werkzaamheden jouw baan precies bestaat. Zowel je langetermijnplanning als de ad-hoctaken bepalen namelijk waar jouw tijd in gaat zitten. Zodra je inzicht krijgt in je dagelijkse bezigheden, én weet hoeveel tijd je hieraan kwijt bent, kun je je dag zo optimaal mogelijk indelen.

Goed plannen is voornamelijk een combinatie van prioriteiten en grenzen stellen. Prioriteiten stellen helpt je bij het indelen van je dag. Je dwingt jezelf om na te denken over welke taken urgentie hebben en welke taken kunnen wachten. Maar stel deze minder urgente taken niet oneindig uit! Helaas is dit soms moeilijker dan je denkt. Dat uitstellen een eeuwenoud probleem is blijkt wel uit dit oude Schotse gezegde:

Wat altijd gedaan kan worden, wordt nooit gedaan. Dit hadden de Schotten al vroeg in de smiezen en er zit absoluut een kern van waarheid in. Zorg er dus voor dat de taken die je uitstelt niet onderaan de stapel belanden.

Grenzen stellen voor jezelf is echter minstens zo belangrijk. Te veel hooi op je vork nemen zorgt er uiteindelijk voor dat je een onrustig gevoel overhoudt omdat je niets af hebt gekregen. Niet doen dus. Wees realistisch en neem alleen taken aan als je er écht tijd voor hebt. En durf ‘nee’ te zeggen.

Plannen is natuurlijk alleen effectief wanneer je taken al vaststaan. Maar de realiteit leert dat onverwachte zaken bij de orde van de dag horen. Om ervoor te zorgen dat deze ad-hoctaken niet rauw op je dak vallen is het verstandig om ‘buffertijd’ in te plannen. Een blok in je agenda waar geen vergaderingen, taken of projecten gepland staan. Ben je er bij het maken van je overzicht achter gekomen dat je elke dag minstens twee uur bezig bent met onvoorziene bezigheden? Vanaf nu bestaat jouw dag voor 80% uit geplande bezigheden en voor 20% uit buffertijd. Dit scheelt jou stress en verhoogt ook nog eens je productiviteit.

Multitasken wordt nog wel eens in verband gebracht met timemanagement op de werkvloer. Maar werkt multitasken eigenlijk wel? Hier zijn de meningen sterk over verdeeld. Een logische aanname zou zijn dat het zowel een goede breintraining als productieve methode is. Is multitasken al jaren jouw manier van werken? Dan moeten we je teleurstellen. Door menig wetenschapper wordt zelfs beweerd dat multitasken helemaal niet bestaat. Zij baseerden hun conclusies op het feit dat je brein niet meer dan één informatieverwerkend proces aankan. Dus een timemanagement pro doet niet aan multitasken.

Je concentratievermogen is een stuk sterker wanneer je geen afleiding hebt, of wanneer je continu moet switchen tussen verschillende taken. Hoewel het idee van multitasken op de werkvloer klinkt als een efficiëntie verhogend middel, blijkt het in de praktijk juist een averechts effect te hebben.

Je hoeft timemanagement natuurlijk niet allemaal op de ouderwetse manier te doen. Laat dat to-do lijstje lekker liggen en laat je taken beheren door slimme timemanagement tools. Toggl, Evernote of Trello zijn bijvoorbeeld erg handig wanneer je meerdere taken hebt staan. Komt er onverwacht iets tussen? Dan zet je dit moeiteloos in je planning zonder al te veel verschuivingen of pennenstrepen in je agenda.

De laatste vijftien seconden van dit artikel kun je besteden aan het delen van jouw ultieme timemanagementtips. We zijn benieuwd of deze tips voor jou gewerkt hebben, en of je zelf nog wat toe te voegen hebt!

Toch tijd over? Blader eens door dit boek. Het staat vol handige tips om zoveel mogelijk uit je tijd te halen.