Een persoonlijk sollicitatieproces: zo pak je dat aan

Steeds meer bedrijven doen er alles aan om sollicitanten zo persoonlijk mogelijk te benaderen. Toch blijft het ingewikkeld om aandacht te besteden aan iedere kandidaat als er veel reactie op een vacature is gekomen. Een persoonlijk sollicitatieproces opstellen, waarin iedere sollicitant zich gehoord voelt en een positieve associatie overhoudt aan je bedrijf, kan je merk een enorme boost geven. Dat het sollicitatieproces een belangrijk onderdeel is van je bedrijfsidentiteit mag duidelijk zijn, maar hoe pak je dit nu precies aan?

Waarschijnlijk heeft iedereen die actief is op de arbeidsmarkt de volgende zin wel eens in zijn of haar inbox zien verschijnen: ‘Je past helaas niet in het profiel’. Hoe verleidelijk het ook is om als bedrijf deze reactie te sturen ter afwijzing—want ja, het is in ieder geval een reactie—veel sollicitanten zullen dit onpersoonlijke zinnetje koppelen aan jouw bedrijf.

Zonde, want ook al was deze sollicitant niet geschikt voor de functie, iemand in zijn of haar netwerk zou dit wél kunnen zijn. Maar er is een grote kans dat de sollicitant de onpersoonlijke ervaring al heeft gedeeld met een relatie, waardoor de negatieve associatie met jouw merk zich door het netwerk verspreidt.

Onderdelen van een persoonlijk sollicitatieproces

Het gehele sollicitatieproces persoonlijk en transparant insteken is best ingewikkeld, zeker omdat er vaak haast geboden is bij het invullen van een functie. Daarom is het overzichtelijker om het proces op te delen in stappen.

1. De vacaturetekst
2. De sollicitatie
3. De uitnodiging of afwijzing
4. Het vervolgproces
5. Het introductieprogramma

Aan de slag!

1. Vacaturetekst

De vacaturetekst is vaak het eerste stukje van je bedrijf waar een sollicitant mee in aanraking komt. Het is daarom belangrijk dat je niet alleen helder, compact en naar waarheid de betreffende functie omschrijft, maar ook een beeld schetst van de bedrijfscultuur, de mensen en de missie. Sollicitanten zoeken een baan die bij ze past, maar steeds vaker speelt de cultuur hier een grote rol in. Naast de werkzaamheden moet de identiteit van het bedrijf ook stroken met die van de sollicitant.

Maak de vacaturetekst ook persoonlijk. Zorg ervoor dat de sollicitant zich kan verplaatsen in het profiel dat geschetst wordt en een zo goed mogelijk beeld krijgt van de sfeer op de werkvloer. Dit zal misschien een deel van de sollicitanten afschrikken, puur omdat ze zich niet prettig voelen in een ‘informele werkomgeving’ of ‘platte organisatie’, maar uiteindelijk zal het je tijd schelen. Zorg er ook voor dat je woorden en zinnen gebruikt die niet te afstandelijk zijn; zeg bijvoorbeeld ‘jouw kwaliteiten dragen aanzienlijk bij aan de verbetering van onze bedrijfsprocessen’ in plaats van ‘in deze rol heeft de kandidaat invloed op de bedrijfsprocessen’.

Uiteraard moet je functie-eisen stellen in de vacature, maar zorg ervoor dat deze niet te veel overheersen. Dit is de voorselectie en met een onpersoonlijke vacaturetekst kun je veel waardevolle sollicitanten mislopen.

Toch liever een creatieve aanpak? Bekijk deze voorbeelden van creatieve vacatureteksten eens!

2. Sollicitatie

Wanneer de vacature een grote groep mensen heeft aangesproken die daadwerkelijk gesolliciteerd heeft, is het tijd voor het tweede contact met je bedrijf: de ontvangstbevestiging. Deze stap is noodzakelijk voor een persoonlijk sollicitatieproces. Het kan namelijk het verschil maken of iemand verder gaat solliciteren, of wacht op jouw antwoord.

Als je aandacht hebt besteed aan de automatische e-mail die een sollicitant ontvangt na het solliciteren, waarin naam en functie duidelijk terugkomen, is dit voldoende zolang er enthousiasme spreekt uit de tekst. Nog beter is het natuurlijk om zelf een antwoord te typen waarin je de sollicitant bedankt voor zijn of haar interesse in de functie en vertelt wanneer er een selectie gemaakt zal worden.

3. Uitnodiging of afwijzing

Nadat je alle sollicitaties hebt verzameld en een selectie hebt gemaakt, is het tijd om kandidaten uit te nodigen of af te wijzen. Via de telefoon is uiteraard het meest persoonlijk, en biedt de kandidaat de kans om direct in te gaan op vragen en opmerkingen van jouw kant. Maar het is ook begrijpelijk dat je geen tijd hebt om iedere kandidaat die je niet uitnodigt persoonlijk te spreken. Op zo’n moment kan het toch geen kwaad om in ieder geval een persoonlijke e-mail op te stellen, waarin je duidelijk uitlegt waarom iemand niet uitgenodigd wordt voor een gesprek.

Wees eerlijk maar verpak je boodschap op een vriendelijke manier. De sollicitant heeft interesse getoond in je bedrijf en mag best horen dat dit gewaardeerd wordt, en dat je het jammer vindt dat jouw bedrijf helaas niet de juiste plek is op dit moment. Door eerlijk te zijn over de reden achter de afwijzing, zorg je ervoor dat een sollicitant overweegt om vrienden te tippen over jouw bedrijf of het wellicht in de toekomst nog een keer te proberen.

4. Vervolgproces

Je hebt een selectie gemaakt en hebt de sollicitanten via de telefoon of per mail uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek. Als je via de telefoon een afspraak hebt gemaakt kan het geen kwaad om even een mail te sturen met een gespreksbevestiging. Hierin vermeld je de locatie, tijd en eventueel de namen van de gesprekspartners. Hiermee geef je aan dat je het gesprek serieus neemt en het belangrijk vindt dat de sollicitant weet waar hij of zij aan toe is. Ga je een online sollicitatiegesprek voeren? Lees dan deze 5 tips eerst.

Daarnaast zou je kunnen overwegen om inzicht te geven in hoe je normaal gesproken te werk gaat als het op sollicitaties aankomt. Als de sollicitant bijvoorbeeld de mogelijkheid heeft om een dag mee te draaien of een gesprek kan hebben met een directe collega, is dit zeker noemenswaardig. Ook als een assessment onderdeel uitmaakt van het sollicitatieproces is het belangrijk dit op tijd te noemen.

Het voeren van een persoonlijk arbeidsvoorwaardengesprek kan ingewikkeld zijn, omdat zowel jij als de sollicitant er het meeste uit wil halen. Dit is helemaal niet erg, maar blijf wel toegankelijk. Neem de sollicitant serieus en probeer samen tot een akkoord te komen dat voor jullie beiden werkt.

5. Introductieprogramma

Deze stap hoort niet echt bij het sollicitatieproces maar is minstens zo belangrijk voor een positieve en persoonlijke associatie met je bedrijf. Besteed voldoende aandacht aan het inwerken van een nieuwe werknemer; geef ze houvast, uitleg en voldoende ruimte om vragen te stellen. Daarnaast kun je overwegen om een welkomstpakket samen te stellen of een borrel te organiseren zodat iedereen kennis kan maken. Zorg er in ieder geval voor dat je nieuwe aanwinst zich snel op zijn of haar plek voelt—daar heb jij ook het meeste aan.

Persoonlijk en betrokken

Van de eerste indruk tot het zetten van de handtekening, een persoonlijk sollicitatieproces kan het verschil maken. Uiteindelijk draait de arbeidsmarkt om mensen die gezien willen worden als belangrijk onderdeel van het geheel, maar ook als individu. Een persoonlijk sollicitatieproces kan ze dat gevoel geven.

Heb je hulp nodig bij het inrichten van jouw sollicitatieproces? Tips en advies ontvangen over het vinden van nieuwe collega’s op een manier die past bij jouw bedrijf? Good Company is meer dan een recruitment bureau; we denken verder en staan naast je wanneer jij dit nodig hebt.