Zinloos vergaderen? Met deze 6 tips niet meer

Waar je ook werkt en welke functie je ook hebt, je komt er ongetwijfeld mee in aanraking: vergaderen. Sommige managers zijn er gek op. Een meetinkje hier en een brainstormpje daar. Maar heeft het eigenlijk wel zin om keer op keer weer bij elkaar te gaan zitten kletsen? Met deze tips zorg je dat vergaderingen nuttig zijn en niet te lang duren.

Je zou denken dat iedereen het er wel over eens is dat een vergadering inhoud moet hebben. Toch blijkt dat niet altijd het geval. In veel organisaties is er sprake van ‘vergaderen om het vergaderen’. Iedereen gaat keurig bij elkaar zitten omdat dat nou eenmaal in de agenda staat, zonder dat het duidelijk is waar het nou weer over zal gaan. Het is daarom belangrijk om altijd vooraf de agendapunten te bepalen en rond te laten gaan. Als blijkt dat er niet veel te bespreken is, is het ook niet nodig om bij elkaar te komen.

Naast de inhoud moet ook het doel van tevoren bepaald worden. Is het de bedoeling dat er beslissingen gemaakt gaan worden of moet er gespard worden over nieuwe ideeën? Als het doel vooraf bepaald wordt, kan iedereen zich hier ook op instellen. Dan hoeft het geen tegenvaller te zijn als blijkt dat er weinig ruimte is voor inbreng, omdat het gaat om een presentatie van de kwartaalcijfers. En als er wel veel ruimte is voor eigen inbreng kun je je hier op voorbereiden door alvast wat punten op papier te zetten.

Een van de meest gehoorde klachten over vergaderingen is dat deze vaak enorm uitlopen. Soms zijn er een paar personen die het onderling niet eens worden en de discussie voorzetten terwijl de luisteraars langzaam afhaken. Dat is natuurlijk niet erg efficiënt: hoe langer de vergadertijd, hoe minder tijd er is voor andere werkzaamheden. Om dit te voorkomen kun je gebruik maken van een timer. Spreek af dat elk agendapunt maximaal 10 minuten besproken mag worden. Zo weet je zeker dat er niet te lang over hetzelfde doorgegaan zal worden.

Wat trouwens ook altijd goed werkt, is om de vergadering vlak voor de lunchpauze te plannen. Er zijn maar weinig medewerkers die willen blijven vergaderen in de tijd dat ze ook een broodje zouden kunnen eten.

Een van de manieren om te zorgen dat iedereen actief meedoet tijdens de bijeenkomst is door elke vergadering van rollen te wisselen. Laat niet elke keer dezelfde persoon de voorzitter zijn, maar kies pas bij de vergadering wie het gesprek gaat leiden. Hierdoor zal ook iedereen zich van tevoren goed voorbereiden. Daarnaast kan je een ‘praatstokje’ rond laten gaan. Alleen degene die het stokje in zijn of haar hand heeft mag praten, de rest blijft stil. Hiermee voorkom je dat iedereen door elkaar praat of elkaar overschreeuwt. En het maakt dat iedereen actief blijft deelnemen want je wil niet door de mand vallen wanneer het praatstokje bij jou terecht komt.

Een andere manier om iedereen in de vergadering actief te houden, is door staand te vergaderen. Dit zorgt ervoor dat de deelnemers niet snel zullen inkakken en dus actief blijven meedoen. Er zijn ook extremere varianten bedacht, zoals touwtje springen tijdens het vergaderen of zelfs vergaderen in plankhouding. Dan weet je zeker dat de vergadering niet te lang zal duren en dat iedereen zijn bijdrage kort en bondig zal formuleren.

Wat eigenlijk vrijwel nooit gebeurt, is het evalueren van de vergadering. Er wordt wel in de laatste minuten samengevat waar het over ging en wat er afgesproken is. Maar er wordt vrijwel nooit besproken of de vergadering nuttig was, of het te kort of te lang duurde en of het voor herhaling vatbaar was. Terwijl dit juist heel handig kan zijn. Als iedereen het erover eens is dat de vergadering niet veel zin had, dan weet je direct dat je die voortaan uit de agenda kan schrappen.

Make it work

Het is zeker niet nodig om vergaderen helemaal af te schaffen. Met goede inhoud en een helder doel kan het wel degelijk nuttig zijn. Maar het is dan wel zaak om er ook alles aan te doen om het vergaderen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Zorg dat iedereen zijn kop erbij houdt en hanteer een strakke timing. Dan zal iedereen vergaderen al snel een stuk minder erg vinden.