Clean Desk Policy – Doen of niet?

Een gemiddeld bureau heeft meer dan 400 keer zoveel bacteriën als een toilet. Als jij op kantoor je arm neerlegt, leg je die op 10 miljoen kleine ziekmakende organismen. Veeg je elke dag een doekje over je bureau schijnt 99.9 % van die kleine killers te verdwijnen. Dit soort ‘feitjes’ die natuurlijk ook weer allemaal afhangen van met welk bureau en welke wc je het vergelijkt, zorgen ervoor dat je amper nog je toetsenbord (want dat schijnt al helemaal een afschuwelijke gifberg te zijn) durft aan te raken. En dat terwijl ze bij bijvoorbeeld grote bedrijven als Pixar juist aanmoedigen om je werkplek vooral te personaliseren. Ook als het daarmee een verzamelplek van allerhande, stofabsorberende prullaria wordt. Het zet je aan het denken. Zo’n clean desk policy, wat moeten we daar eigenlijk mee?

Ordelijke mensen

Het is niet zo gek dat juist deze kunstzinnige mensen bij Pixar ongeordend hun werkruimte inrichten, blijkt uit onderzoek. Mensen met wanordelijke bureaus zijn namelijk de mensen die hoog scoren op creativiteit. Tegelijkertijd wordt er ook geconstateerd dat medewerkers in een schone en opgeruimde werkomgeving, met wél een clean desk, beter presteren. En wat is dan de kip en wat het ei? Word je creatief van een messy desk? Of ben je als creatief persoon gewoon vaak een rommelkont? En hoe verhoudt dit zich dan weer met het presteren; is dat wel te doen zonder clean desk? Lastig te zeggen welke rol een clean desk policy dan speelt.

Wanordelijke mensen

Mensen met een clean desk schijnen daarentegen weer vaak de mensen te zijn die behoudend zijn. Ze eten ook gezonder en doneren grotere donaties aan goede doelen. Orde activeert een traditionele en conventionele mindset. Dus een clean desk policy stimuleert je ook om op je werk een appel te kiezen in plaats van een snickers als tussendoortje. Misschien voor creatieve mensen dus toch niet zo slecht om eens wat vaker dat bureau op te ruimen tot een stralende clean desk? Als je er al wat minder creatief van wordt, word je er in elk geval wel weer wat gezonder van!

Nog meer dan een rommelig bureau

Maar sommige onderzoeken gaan zelfs nog verder. Mensen zonder clean desk, en met een chaotische agenda, een inefficiënt kantoor en een ruziënd team, zijn creatiever maar krijgen ook nog eens meer voor elkaar. Dat staat dus weer haaks op de theorie dat je meer presteert als je te allen tijde voor een clean desk zorgt. Is het op het oog een grote puinhoop? Mooi! Laatje vooral niet overhalen door de gezonde lijstjesmakers met hun opgeruimde mailbox en georganiseerde werkplek, zo zegt ook Tim Harford. Hij schreef zelfs een ode aan de ongeordende mensen in zijn boek ‘Messy’. Weg met je clean desk! Einstein ging hem trouwens al lang geleden voor met de uitspraak: ‘If a cluttered desk is a sign of a cluttered mind, of what, then, is an empty desk a sign?’. Hmmm… dan beter maar geen clean desk?

Georganiseerde chaos

Wat wellicht ook meespeelt: niet alle orde is per definitie zichtbaar. Het kan heel goed zijn dat in de chaos de creatieveling wel precies weet waar alles ligt. Ja, die sleutels liggen onder een berg papierwerk, maar je weet wel heel goed onder wélke papierberg. Je raakt het pas kwijt als iemand gaat proberen het op een goede plek neer te leggen. Is dat ook niet frustratie nummer één in relaties? Dat één van beide uitroept: waar heb je nou weer mijn sportschoenen ‘opgeruimd’. Met vooral zichtbaar de aanhalingstekens bij ‘opgeruimd’ uitbeeldend – want opgeruimd is in dit geval meer: kwijtgemaakt. Een clean desk lijkt misschien wel opgeruimder, maar dat wil nog niet zeggen dat je per definitie alles beter kunt vinden.

Valkuilen met een clean desk

En er zijn nog wel meer valkuilen. Denk jij bijvoorbeeld dat mensen met stapels papier, meer bewaren dan mensen met een clean desk? Dan heb je het fout! In de chaos bij mensen die maar door blijven stapelen, zakken de onbelangrijke papieren namelijk als vanzelf naar onderen. Naar verloop van tijd gooien de rommelkonten die weg, waar de organizers alles al lang in mapjes hebben gedaan en er nooit meer naar omkijken. Opbergers bewaren dus meer – clean desk of niet. Ook digitaal is het niet anders. Een opgeruimd mens is namelijk gek op mapjes, ook in de inbox, en kan niet ophouden met er nieuwe bij te maken. En wat is het resultaat? Ja, je inbox representeert jouw clean desk. Maar je kunt in al die mapjes nooit vinden wat je zoekt. Een simpel testje maakte alles meteen duidelijk: degenen die alles in één map lieten staan, konden door te zoeken op datum of afzender binnen zeventien seconden een oudere mail terugvinden. Terwijl het met al die mapjes ruim 3x zoveel tijd kostte om iets terug te vinden voor de nette werknemers. Harford rekent op dezelfde manier af met de agenda. Uit ander onderzoek blijkt namelijk dat gedetailleerde dagplanningen contraproductief werken, omdat onverwachte gebeurtenissen ze vaak in de war schoppen. Een globale maandplanning werkt volgens Harford daarom beter. Dus: maak ook je agenda niet al te clean.

Don’t overdo it

Ondanks dat er genoeg te pleiten valt vóór wat wanorde en tégen een clean desk, is het natuurlijk zoals we allemaal weten. Dat overal waar ‘te’ voor staat, niet goed is. Orde moet je dus ook vooral niet volledig uit je leven bannen, want een beetje structuur is echt wel goed. (En niet te vergeten gezond en hygiënisch!) Vergelijk het met een enorme bibliotheek waar boeken niet gecategoriseerd zijn – dat werk niet. Anderzijds hoeft echt niet alles een nummer, een label en logische plek in een nog logischer systeem te hebben. Een clean desk is zeker niet zaligmakend. Maak dus misschien géén dagplanning, maar wél een maandplanning. Deel niet alles in een mapje in, maar categoriseer wel de meest belangrijke zaken.

Is jouw bureau doorgaans een puinhoop? Dikke kans dat wij dan een geschikte baan hebben voor je. Wij zoeken namelijk veel creatief talent! Check onze vacatures of er iets tussen zit voor zo’n creatieve rommelaar als jij. Die wél een pijnhoop van zijn bureau maakt, maar ook deadlines kan halen en iets fantastisch weet neer te zetten.